財務・経理効率化支援

財務経理部門が直面している課題とは

 経営環境が刻々と変化する近年において、経営情報を経営者等へ迅速かつ詳細に報告することが財務経理部門には求められています。一方で、財務経理部門の日々の業務内容は煩雑化し、またその量も増加しているため、大幅な人員増加や残業での対応が難しい現代では、業務の効率化による生産性の向上は財務経理部門の継続的な課題となっています。

もともとバックオフィス業務の中でも財務経理業務は、少人数であること、専門知識が必要であること、会計システム等への入力作業等が煩雑なことから属人化しやすく、業務自体がブラックボックス化しやすい特性があり、経理担当者ただ一人が退職や病気等で休職しただけで、業務の生産性が著しく低下したり、最悪の場合は業務自体がストップしてしまうことがあります。

業務の効率化(見える化・知識の共有)が必要

【第1段階 業務内容の洗い出し】

財務経理業務の担当者の知識を組織内で共有することが重要です。

具体的には「いつ」「誰が」「何を」「どのように」「どれくらいの時間をかけて」処理しているかを明確にして、業務フローを構築することで全体像を把握し、この情報を組織で共有します。

実際の業務の手順が把握できたら、各業務内容を精査し、問題点を洗い出します(例えば、「紙資料へ手書きをしている作業がある」、「同一情報を複数のシステムに何度も入力・転記している」、「エクセルの関数等が複雑に組み込まれている」など)。

【第2段階 改善策の立案と実行】

把握した問題点ごとに改善策を立てていきます。各問題点について「非効率」と「属人化」が併存している場合には、「属人化」の解消から行うこととなります。

まずは、業務フローの作成からマニュアル化をします。その際に、特定の担当者しか編集ができない内容の業務があれば、市販ソフトや他システムの使用で代替できないか検討して、業務の標準化を図ります。

次に効率化に関する改善策の考える際には、「書類の電子化(クラウド化)」、「入力の自動化」、「バックオフィス業務の統廃合」等の観点から問題点を分析・解消を行います。

書類の電子化(クラウド化)がすべての基本となります

確認したい伝票がある場合、分厚い紙ファイルをロッカーから取り出して、1ページずつを捲りながら探すのでは非効率です。また、テレワークを実施する際にも紙資料の存在は大きな障害となります。

ペーパーレス化を推進することで、紙媒体資料の廃棄が可能となり省スペース化され、さらに手書きではなくデータへの入力を推進することで、ミスの軽減や資料の標準化が可能です。

また、データをクラウド化することで必要な資料へどこからでもすぐにアクセスできるようになり、効率化が大きく前進します。

入力の自動化を推進する

クラウド会計システムに電子データをそのまま自動取得させ仕訳化することで、預金取引明細やクレジットカード明細を始めとした業務システムデータなどのサービスと会計システムとの連携を図ります。

自動取得された明細(預金・クレジットカード・電子マネー等)は自動経理され仕訳が作成されます。その中には明細の摘要から勘定科目や消込を推測する機能も含まれており、経理担当者は推測した仕訳が正しいか否かを確認・修正するのみとなり、手入力に比べて大幅な効率化が図れます。また、登録した仕訳はパターンが蓄積され、蓄積されたルールを適宜メンテナンスするだけで、ほとんどの定型的な明細の登録を自動化することが可能になります。

また、経費精算システムを導入することにより、以下のような様々なメリットがあります。

①入力作業不要による業務負担削減

②経費の不正申請の防止

③申請・立替え・仮払い作業の負担軽減

④定期的な分析レポート作成による最適な購買行動の理解

ERPを活用しバックオフィス業務の統廃合する

ERPとはEnterprise Resource Planningの略であり、企業(Enterprise)が保持している様々な資産(Resource)を全体的に管理し、経営に役立てる(Planning)ための手法・概念のことをいいます。ERPが生み出される以前、財務会計・販売管理・人材管理・債権債務管理などの業務システムは各部門・各業務プロセス単位で乱立し、それらのシステム間の情報連携を人力で対応していました。システムが断絶しているが故に人手がかかり、経営状況可視化の遅延も発生していたのです。

これらの課題を解決するため「あらゆる業務を1つのシステムに統合」し「一度入力したデータは二度と入力し直さない仕組み」によって「業務効率化と経営状況の早期可視化を実現」するERPという概念が提唱され、ERPを実現するシステムとしてERPパッケージが生み出されました。

私たちは、ERPを活用することで、バックオフィス業務の統合を行い情報の一元管理と効率化の実現を目指します。